Wiemy, że Ty, jako pracownik administracyjny, jesteś wytrawnym planistą, który zawsze szuka sposobów, aby wyjść przed szereg. Twój zakres obowiązków jest szeroki i rozległy, ale oto kilka pomysłów, które pomogą Ci snuć wielkie marzenia – i całkowicie przejąć kontrolę nad nadchodzącym rokiem.
Skoncentruj się na tych 5 najlepszych wskazówkach dotyczących planowania dla pracowników administracyjnych.
1. Wyciągnij pomocną dłoń w planowaniu zakupów biurowych Nikt nie zna się na wydatkach biurowych tak dobrze jak Ty. Zadbaj o to, aby brać udział we wszystkich dyskusjach na temat budżetu – niezależnie od tego, czy dotyczą one materiałów biurowych czy wydarzeń. Jeśli wiesz, że będziesz wykonywać dużo kopii, prezentacji i materiałów marketingowych, pamiętaj o zaplanowaniu i uwzględnieniu w budżecie zapasów różnych rodzajów papieru.
Zaangażowanie się pomoże pokazać, że jesteś skoncentrowany na dolnej linii – co wygląda jak gwiazda rocka w procesie.
2. Zacznij planować duże wydarzenia i projekty z wyprzedzeniem Jesteś jednym z najbardziej zorganizowanych ludzi w biurze, a twój zespół polega na swojej wiedzy i przywództwa, jeśli chodzi o planowanie zdarzeń. Przynoszenie wydrukowanych agend i osi czasu na spotkania pomoże utrzymać wszystkich na zadaniach i sprawi, że nie przeoczysz drobnych szczegółów w planowaniu.
Rozmowa z członkami zespołu na temat ich celów i wyników pomoże Ci utrzymać projekty w ruchu. Takie zaangażowanie dostarczy również cennych spostrzeżeń na temat tego, czego możesz potrzebować w nadchodzącym roku – czy będzie to przestrzeń do spotkań, zabawne zajęcia grupowe czy specjalne materiały biurowe.
3. Dowiedz się o nowych sposobach spotkań Możliwości webinarów i wirtualnych konferencji rosną i zmieniają się każdego dnia. Dowiedz się, co jest nowego i podziel się tymi informacjami z biurem. Budowanie swojej wiedzy i doświadczenia w zakresie tych pojawiających się trendów pokaże szeroki zakres twoich umiejętności – i może potencjalnie pomóc złagodzić wyzwania związane z przestrzenią konferencyjną i zaoszczędzić pieniądze.
4. Dodaj trochę poloru do swojej komunikacji Twoje umiejętności korekty i zdolność do przekładania myśli szefa na papier jest kluczowa, zwłaszcza że te prezentacje i komunikaty na koniec roku są opracowywane – więc upewnij się, że jesteś zaangażowany w proces przeglądu. Upewnij się, że inwestujesz we właściwy papier do ważnych prezentacji.
Mówiąc o prezentacjach i komunikatach, nie zaszkodzi również skontaktować się z grupą marketingową, aby sprawdzić, czy możliwe jest stworzenie zaktualizowanych szablonów PowerPoint na nadchodzący rok. Pomoże to utrzymać spójny wygląd produktów końcowych, co oznacza mniej formatu (i czasu) wymaganego od Ciebie.
5. Uporządkuj się Papier zawsze będzie miał swoje miejsce w segregacji dokumentów w biurze, ale rozumiemy również, że wiele z nich jest wykonywanych elektronicznie w tych dniach. Jak w przypadku każdego rodzaju archiwizacji, organizacja jest bardzo ważna. Pomyśl o najbardziej efektywny sposób, aby zorganizować swoje foldery, e-maile i dokumenty.
Bądź spójny z tym, jak plik wszystko tak każdy może znaleźć coś szybko, jeśli nie będzie cię tam – jak wtedy, gdy wziąć, że długo zaległe wakacje.
Istnieje wiele zasobów dla profesjonalistów z branży administracyjnej. Zaglądaj do nich często, aby dowiedzieć się więcej o papierze i o tym, jak może on usprawnić Twoje życie w biurze.
